De essentie van beleidsdocumenten
Beleidsplatform
Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, FeedbackFruits
Het lezen van beleidsdocumenten is essentieel om alles binnen het ministerie te begrijpen. Het stelt mensen in staat om meer te weten te komen over de ambities, de doelen en het beleid in het algemeen. Daarnaast stelt het mensen in staat om meer in gesprekken en discussies te komen en helpt het om de beste resultaten te behalen. Tijdens dit project heeft Kickoff Lab het ministerie geholpen nieuwe ideeën te genereren om medewerkers meer kennis van documenten te geven, onderlinge discussie te stimuleren en hen kennis te laten maken met technologie. Tijdens een snelle maar effectieve design sprint van een maand konden we definiëren op welke manier het ministerie met deze documenten te werk gaat binnen een uniek platform. Het resultaat: een ervaarbaar, klikbaar prototype waarin medewerkers kennis kunnen maken met het gedefinieerde concept.
Uitdaging
Hoe kunnen we medewerkers van het ministerie van I&W activeren en ondersteunen bij het begrijpen van beleidsdocumenten?
De belangrijkste kenmerken
Medewerkers kunnen het beleidsplatform gebruiken om beleidsdocumenten door te lezen. Ze kunnen verschillende annotaties gebruiken om het document te verrijken en meer diepgang te geven. Annotaties kunnen opmerkingen, vragen en stellingen zijn, maar ook stukjes podcast van het ministerie of geautomatiseerde stukjes samenvatting.
Wanneer de medewerker het document afrondt, verandert de weergave in de "Teamweergave". In deze weergave krijgen de annotaties een prominentere plaats en vormen ze een extra laag bovenop de inhoud. Teamleden kunnen deze ruimte gebruiken om het beleidsdocument te verrijken en het materiaal beter te begrijpen.
Om de activiteit bij elk beleidsdocument te tonen, werd een gamification-element ontworpen. Elk document wordt voorgesteld als een groeiende stad met huizen, straten en auto's (Ministerie van Infrastructuur, snap je?). Deze stad zal groeien naarmate meer medewerkers met het document werken. Als er niet genoeg activiteit is of de algemene kennis van de onderwerpen niet voldoende is, zal de stad uit elkaar beginnen te vallen, wat het team een hint geeft om aan het document te werken.
Het proces
1. De context begrijpen
We begonnen dit project met een analyse van de context en de ontwerpopdracht. We doken in het huidige proces van omgaan met beleidsdocumenten. Uit diverse interviews met medewerkers van verschillende niveaus bleek dat het veel tijd kost om alle documenten te lezen en dat het moeilijk is om ze samen te vatten. Daarnaast annoteerden de meeste mensen de documenten, maar deelden ze die annotaties niet met anderen.
2. Beleidsplatform
Om deze problemen op te lossen nodigde het Ministerie ons uit om buiten de gebaande paden te denken en een prototype te bedenken voor een platform dat deze problemen zou kunnen oplossen. Kickoff kwam snel met een aantal kritische kenmerken die het platform zou moeten hebben. We ontwierpen een klikbaar prototype om ons idee over te brengen. Dit platform werd vervolgens opnieuw gevalideerd door middel van interviews met verschillende medewerkers. Het klikbare prototype hielp bij het creëren van tractie en enthousiasme binnen de afdeling.
3. Gebruikers onderzoek
Na het opleveren van onze eerste bevindingen en prototype waren de medewerkers van het ministerie zo enthousiast dat er een tweede pilot werd opgezet om het platform tot leven te brengen. Door een samenwerking met FeedBackFruits konden we snel een eerste MVP opzetten. In de daaropvolgende pilot van dire maanden werden verschillende hypotheses over het platform gevalideerd. Met deze inzichten kon het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat een onderbouwde beslissing nemen over de toekomst van dit platform.
Conclusie
Dit project toonde de kracht van design sprints. In slechts twee weken kon Kickoff Lab van een idee, een platform ontwerpen en prototypen. Hierdoor onstond er tractie in het ministrie om op nieuwe manieren met deze document aan de slag te gaan. De pilot achteraf gaf waardevolle hoeveelheid informatie over de volgende stappen.
